Глоссарий
ТЕРМИНЫ ИЗ ОБЛАСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
- А-
АДРЕСАТ — получатель.АДРЕСАНТ — отправитель.
АКТ — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
АНКЕТА — документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или
ответы) на них.
АННОТАЦИЯ — краткое изложение первоисточника.
АРХИВНАЯ ВЫПИСКА — дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.
АРХИВНАЯ СПРАВКА — справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмету или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке.
АСПЕКТ — точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.
Б
БЛАНК — белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный бланк).
В
ВЕДОМОСТЬ — перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платёжная ведомость; оборотная ведомость и т.п.).
ВИЗА — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лицах документом.
ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ — документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.
ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ — документ, поступивший в учреждение. ВЫПИСКА — копия части текстового документа.
Г
ГРАФИК — текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.
ГРИФ — пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).
Д
ДАТА — число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.
ДЕЛО — единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.
ДОВЕРЕННОСТЬ — документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.
ДОГОВОР — документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА — документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
ДОКУМЕНТ — информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.
ДОКУМЕНТООБОРОТ — 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.
ДУБЛИКАТ — экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.
З
ЗАЯВЛЕНИЕ — документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, заявление о приёме на работу; заявление о предоставлении отпуска и т.д.).
И
ИЗВЕЩЕНИЕ — документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие.
ИНДЕКС — условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.
ИНДЕКС ДЕЛА — порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела.
ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ — документ, отправленный из учреждения.
К
КОНТРАКТ — договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.
КОРРЕСПОНДЕНТ — учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.
КРЕДИТ — включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность.
Л
ЛИМИТ — документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов.
ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ — бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним.
ЛИЧНОЕ ДЕЛО — дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).
М
МАШИНОЧИТАЕМЫЙ ТЕКСТ — документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.
Н
НАРЯД — документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им зарплаты.
НОМЕНКЛАТУРА — перечень наименований.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ — систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.
НОМЕР ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА — регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.
НОМЕР ИСХОДЯЩЕГО ДЕЛА — регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.
НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.
О
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА — 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
ОПИСЬ — юридически оформленный перечень документов.
ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА — 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
ОФЕРТА— см.определение ПРЕДЛОЖЕНИЕ.
ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.
П
ПИСЬМО — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.
ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА - 1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) рукопись.
ПОДПИСЬ НА ДОКУМЕНТЕ — подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа.
ПРЕДЛОЖЕНИЕ — письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях; ОФЕРТА.
ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ — указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.
ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО — письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.
ПРИКАЗ — 1) правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом, В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.
ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА — предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
ПРОТОКОЛ — документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Р
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов.
РАСПИСАНИЕ — объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.
РАСПОРЯЖЕНИЕ — правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА — карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ — запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.
РЕЗОЛЮЦИЯ — решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.
РЕКВИЗИТЫ — обязательные элементы служебного документа.
РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА — обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.
РЕКЛАМАЦИОННОЕ ПИСЬМО — заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.
С
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
СОСТАВ УДОСТОВЕРЕНИЯ - подпись и печать.
СПИСОК — перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.
СПРАВКА — 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД - совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.
СТАНДАРТ — нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требований к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ.
Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ.
СЧЕТ — документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.
Т
ТАБЕЛЬ — перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости).
ТАБЛИЦА — документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.
ТЕЛЕГРАММА — обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.
ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ — документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.
У
УКАЗАНИЕ — I) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления; 2) документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.
УКАЗАТЕЛЬ — систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.
Ф
ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО — гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).
ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА — совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).
Ц
ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО — письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.
Э
ЭКСПЕДИЦИЯ - специальный аппарат учреждения по приему документов.
Ю
ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО — учреждение, предприятие или организация, выступающие в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.
Я
ЯЗЫКОВАЯ ФОРМУЛА (ДОКУМЕНТА) - слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа, Языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: «Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №... в ... отделении.., банка»; сопроводительного — «Направляю...», «Высылаю...» и т.д.